Imagina la carta de un restaurante antes de que hubiera hojas de cálculo.

 

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Para hacerla habría que calcular a mano. (Te mostramos ahora las funciones de la hoja de cálculo en lugar del resultado.)

 

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Como ves, antes de las hojas de cálculo había tres problemas frecuentes:

• escribir mal el precio base ( sin iva).
• escribir mal el iva.
• multiplicar mal.

Además si cambia un precio sin iva tenemos que calcular a mano el nuevo precio con iva, otra nueva fuente de problemas.

Empecemos a arreglarlo. Para evitar errores y cambios con el precio base (sin iva) empezamos por usar la celda que lo contiene(en el ejemplo B10 tiene el primer precio sin iva) y multiplicar por 1,18.

(Arrastrando se genera automáticamente el nuevo listado de precios y el importe no varía) Más rápido y con menos fallos. Y además multiplica una máquina.

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Como verás si haces el ejemplo los precios finales no cambian.

Pero podemos mejorar un poco. Piensa qué pasaría si cambiase el iva. Tendríamos que comprobar en TODAS la hojas de nuestro libro qué celdas usan el 1,18 y cambiarlo (asegurándonos de que ese 1,18 es el iva y no otro dato) Te recuerdo que son 65.535 las filas de cada hoja. Fácil equivocarse, fácil dejar algún dato sin cambiar, pesado, caro para el empresario

Para arreglarlo usamos una única celda para escribir el valor del iva.

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Y para ser más rápidos usamos calculamos sólo el primer precio con iva y arrastramos hacia abajo.Y nos llevamos una sorpresa, algunos precios pasan a ser 0.

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Veamos que ha pasado. En el primer caso el resultado es correcto (B10*B17) Podemos ver las fórmulas en lugar de los resultados. (en Herramientas, opciones, Openoffice.org Calc, Ver, Mostrar ->Formulas)

 

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Al arrastrar hacia abajo Calc interpreta que queremos cambiar las celdas que estamos multiplicando, primero el precio del secreto, luego de la presa, de la ensalada, etc.

Y aparece un problema y es que entiende que también queremos arrastrar la celda con iva. Por eso aparecen 0 (las celdas debajo del iva están en blanco)

Se arregla en un segundo con las referencias relativas. En este caso indicaremos que la celda con el iva no debe cambiar cuando arrastremos hacia abajo. (poniendo B$17)

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Listo. Ahora si cambia el prcio base o si cambia el iva la carta se actualiza sóla. Como ejemplo subimos el iva al 20%.

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Y un vídeo que también explica las referencias absolutas.